<aside> ✍️ Vous êtes sur le point de paramétrer votre logiciel et vous souhaitez vous assurer que tout se déroule sans accroc ?

Pour vous accompagner dans cette démarche, nous avons compilé les 12 étapes-clés qui garantissent une configuration sereine et efficace du Parapheur.

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Étape 1 : Réfléchissez aux services qui pourraient composer votre outil.

Notez absolument tous les services, pôles et directions qui composent votre organisation. Incluez également les adresses génériques pour que les agents puissent utiliser des adresses partagées plutôt que leurs adresses personnelles pour répondre aux administrés.

Étape 2 : Identifiez les utilisateurs à ajouter sur l’outil

Inutile de mettre tous les agents qui travaillent à la collectivité. Ajoutez uniquement les personnes qui utiliseront activement l’outil pour enregistrer le courrier, répondre aux administrés, réaliser des actions sur le terrain ou consulter des informations.

Étape 3 : Classez les utilisateurs par rôle pour une formation ciblée

Créez deux groupes : ceux qui reçoivent beaucoup de courriers et les autres. Cela vous sera utile pour définir les participants à la formation.

Étape 4 : Un nouvel outil est l’occasion de simplifier les procédures !

Pensez à votre fonctionnement : qui ventile le courrier ? Qui valide le courrier ? De combien de visas et signature(s) ai-je besoin ? Sont-elles toutes essentielles ?

Toutes ces étapes sont-elles indispensables ?

Nous nous adaptons à votre organisation et votre fonctionnement internes mais la simplification de votre circuit de traitement facilite la prise en main de l'outil pour les agents.

Étape 5 : Mettez de l’ordre dans vos circuits de validation

Indiquez les personnes qui valident les courriers sortants de la collectivité.

Par exemple : Les courriers classiques des administrés sont visés par la DGS puis signés par le Maire.

→ Suivez ce raisonnement avec toutes les typologies de courrier.